Phân biệt hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu

Hồ sơ năng lực hay hồ sơ dự thầu? Khá nhiều công ty và doanh nghiệp đang lầm lẫn khi sử dụng 2 cụm từ này. Bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về định nghĩa và cách phân biệt 2 loại hồ sơ nêu trên.

1. Hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực (tiếng Anh là company profile), là ấn phẩm dùng trong quảng cáo/marketing của doanh nghiệp. Khi lướt qua hồ sơ năng lực, người đọc sẽ nhanh chóng nhận biết được các thông tin chủ chốt của doanh nghiệp bao gồm: ban lãnh đạo, tầm nhìn và sứ mệnh, lĩnh vực kinh doanh, đối tác, khách hàng và năng lực cạnh tranh, cũng như các giải thưởng (nếu có).

Vì thế, trừ phi doanh nghiệp "âm mưu phá rào", còn lại, trong các trường hợp, dàn nội dung thường gặp của một cuốn hồ sơ năng lực bao gồm:

Giới thiệu doanh nghiệp + Thư ngỏ + Thông điệp của giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng quan về doanh nghiệp + Tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi + Mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp + Văn hóa doanh nghiệp: môi trường làm việc, nhân sự chủ chốt, chế độ đãi ngộ nhân viên. + Lịch sử hình thành và phát triển
Lĩnh vực kinh doanh + Sản phẩm/dịch vụ cung cấp + Khách hàng và đối tác
Hoạt động và thành tựu + Các thành tựu/giải thưởng nổi bật + Hoạt động doanh nghiệp: các giải thể thao, các chương trình thiện nguyện,…

Chú ý: đây là dàn nội dung cơ bản, thực tế, mỗi doanh nghiệp là độc nhất nên sự sắp xếp, trình bày thông tin vì thế sẽ khác nhau.

Khi trình bày hồ sơ năng lực, doanh nghiệp nên chú ý làm nổi bật các yếu tố giúp khách hàng nhận ra sự ưu việt của doanh nghiệp so với đối thủ để từ đó chiếm được cảm tình và sự tin tưởng của khách hàng.

Các yếu tố của hồ sơ năng lực góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Hình ảnh đầu tư nghiêm túc.
Sử dụng 1 phong cách (theme/style) xuyên suốt
Nội dung súc tích, cô đọng. Văn phong ngắn gọn, nêu bật dấu ấn riêng.
Chất liệu giấy bìa dày dặn.
Chất lượng in sắc nét.

Tóm lại, hồ sơ năng lực là

2. Hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu hay hồ sơ chào thầu là combo chuyên dùng cho đầu thầu dự án - nơi nhà thầu nộp hồ sơ cho nhà mời thầu (thường là chủ đầu tư). Loại hồ sơ này cực phổ biến trong ngành xây dựng. Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu gồm 2 phần: 1) đề xuất về kỹ thuật và 2) đề xuất về tài chính. Hồ sơ dự thầu bao gồm tất cả các tài liệu do nhà mời thầu yêu cầu, bao gồm, nhưng không giới hạn:

hồ sơ năng lực
các chứng chỉ bao gồm đăng ký kinh doanh, mẫu dấu, báo cáo tài chính
các dự án tương tự
nhân sự thực hiện
đơn giá dự thầu
các biểu mẫu khác theo yêu cầu

Vậy sự khác biệt giữa hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu là gì?

Theo như định nghĩa nêu trên, rõ ràng, chúng khác nhau

Khác biệt về công năng:

Hồ sơ năng lực dùng trong quảng bá/marketing.
Hồ sơ dự thầu dùng trong đấu thầu dự án.

Khác biệt về nội dung và cách trình bày:

Văn phong dùng trong hồ sơ năng lực phản ánh dấu ấn doanh nghiệp: đó có thể là nghiêm túc, đáng tin cậy, hay trẻ trung, sáng tạo, nhiều năng lượng.
Ngược lại, hồ sơ dự thầu phải tuân theo khuôn mẫu do nhà mời thầu yêu cầu.